Microsoft Excel es un programa increíblemente útil para realizar todo tipo de gestiones, informes y operaciones. Sin embargo, muchos aún no conocen todo su potencial. Hoy os traemos algunos pequeños trucos que os convertirán en todo un experto.

 

1. Seleccionar todo con un solo clic

Quizás conoces el atajo “Ctrl + A” para seleccionar todo, pero existe una forma aún más fácil. Mediante el botón de la esquina superior derecha puedes seleccionar todos los datos en un segundo.

2. Abrir varios archivos de Excel a la vez

Cuando tienes que trabajar con multiples archivos simultáneamente, en lugar de abrirlos archivos uno por uno, puedes abrirlos al mismo tiempo con un solo clic. Selecciona todos los elementos que quieres ver, presiona la tecla Enter y se abrirán todos a la vez.

 

3. Navegar entre distintos archivos

Cuando tienes distintas planillas abiertas, es bastante molesto alternar entre ellas, ya que un descuido, como ingresar un dato en la planilla incorrecta, puede arruinar el trabajo. Presionar “Ctrl + Tab” te permite navegar entre los archivos con facilidad.

 

4. Insertar más de una fila o columna

Probablemente conoces la manera de insertar una fila o columna, pero esto constituye una pérdida de tiempo si lo que necesitas es insertar más de una de ellas, repitiendo la acción cada vez. La mejor manera de hacer esto es arrastrar el cursor y seleccionar la cantidad de filas o columnas que necesites añadir. Haz clic derecho en el área seleccionada y luego en “Insertar”. Nuevas filas se agregarán arriba o a la izquierda de la columna seleccionada.

5. Mover y copiar datos con rapidez

Si quieres mover una columna de datos en una planilla, la forma más rápida de hacerlo es seleccionarla y posicionar el cursor hacia el borde de esta columna. Luego de que el cursor se convierte en un ícono de flechas en cruz, puedes mover la columna libremente. ¿Quieres copiar los datos? Presiona la tecla Ctrl antes de arrastrar: la columna nueva copiará todos los datos seleccionados.

6. Borrar celdas en blanco

Seguramente encuentres diversas celdas en blanco en tu planilla que podrían afectar la precisión de tus cálculos, sobre todo si debes obtener determinado valor promedio. Para eliminar rápidamente estas celdas en blanco, la mejor opción es crear un filtrarlas.  Selecciona la columna en la que quieres aplicar el filtro y luego a Datos -> Filtros, y luego de que aparezca la flecha que apunta hacia abajo, deselecciona “Seleccionar todo” y haz clic en la última opción: “Vacías”. Inmediatamente aparecerán todas las celdas en blanco. Ve a Inicio y haz clic en Borrar.

7. Búsqueda avanzada con caracteres comodines

Quizás sabes cómo activar la búsqueda rápida con la combinación “Ctrl + B”, pero existen dos caracteres comodines (utilizados para tomar el lugar de otros caracteres), signo de interrogación y asterisco, que se usan en Excel para activar una búsqueda avanzada. Este tipo de búsqueda es útil para cuando no estás seguro de cuál es el resultado que buscas. El “?” sirve para tomar el lugar de un caracter. Por ejemplo si ingresas “ca?a” en el campo de búsqueda los resultados pueden variar: “casa”, “cama”, “caja”, siempre que la palabra sea de cuatro letras. En cambio, el “*” reemplaza varios caracteres, por lo que al ingresar “ca*a” puedes obtener resultados de más letras como “cascada”, “casita” o “cabeza”.

8. Restringe ciertos valores con lafunción de Validación de datos

Para asegurarte de que todos los datos de tu planilla sean válidos, puede serte útil restringir los valores y establecer ciertos parámetros de ingreso de datos. Por ejemplo, todos los números deben ingresarse en números enteros. Además, imagina que la planilla de la imagen reúne datos de personas que participaron en una encuesta, las cuales solo pueden ser de 20 a 25 años de edad. Para asegurarte de que no se hayan ingresado a personas fuera de ese rango de edad, dirígete a Datos -> Validación de datos -> Configuración, ingresa las condiciones “Números enteros” y luego 20 como mínimo y 25 como máximo.

Si otras personas ingresarán sus datos a la planilla, puedes ir a la opción “Mensaje de entrada” y allí escribir “Favor ingresar sus edad en números enteros, que deben ser de 20 a 25 años”. Los usuarios recibirán una alerta si ingresan información de forma incorrecta.

9. Navegación rápida con “Ctrl + Tecla de dirección”

Si presionas Ctrl + cualquiera de las teclas de dirección en el teclado, puedes saltar hasta el borde de la hoja en diferentes direcciones. Si quieres ir directamente al final hasta la última fila de datos, simplemente presiona Ctrl + flecha descendente.

 

10. Transponer datos de una fila a una columna

Si quieres ver tus datos en forma de columna en lugar de fila, existe una forma mucho más práctica que escribirlos a mano. En primer lugar, copia el área que quieres transponer con Ctrl + C, luego haz clic en una celda en blanco. Ve a Inicio -> Pegar -> Transponer.

11. Ocultar datos

Casi todos los usuarios de Excel saben cómo ocultar datos al hacer clic derecho y seleccionar la opción de “Ocultar” en una fila o columna. Sin embargo esto puede ser notorio si se trata de pocos datos. La mejor manera de ocultar completamente los datos es empleando la función Formato de celdas. Dirígete a Inicio -> Formato -> Formato de celdas  -> Número  -> Personalizada  -> Ingresa “;;;”-> Aceptar. Luego de hacer esto quedarán ocultos todos los valores en esta área. Estos serán visibles solamente en la zona de vista previa.

12. Componer texto con “&”

El símbolo “&” permite componer cualquier texto libremente, sin necesidad de usar formulas complicadas. En la imagen aparecen tres columnas con distintos textos, pero si quieres que todos estos valores queden en una misma celda, debes hacer esto: en la celda donde quieras que figuren los datos compuestos, utiliza la fórmula que aparece abajo utilizando el “&”. Haz clic en Enter, y los textos en A2, B2 y C2 se convertirán en Manuela22Puerto Rico en E2.

13. Mayúsculas y minúsculas

Existen unas formulas sencillas que puedes utilizar para transformar el formato del texto: MAYUSC convierte todos los caracteres en mayúsculas, MINUSC en minúsculas y NOMPROPIO solo dejará el primer caracter de la palabra en mayúscula.

14. Ingresar valores que comienzan por “0”

Cuando se ingresa un valor que comienza por cero, Excel borrará este cero por defecto. Este problema se resuelve fácilmente agregando una comilla adelante del primer cero.

15. Utilizar el corrector automático para facilitar el ingreso de datos

Si tienes que ingresar el mismo dato repetidas veces, pero este es complicado de escribir y te quita mucho tiempo, prueba con la función del Corrector automático, que reemplazará el texto que ingreses con el dato correcto. Por ejemplo, en lugar de ingresar “Puerto Rico”, puedes ingresar “pr”, y esto se modificará automáticamente. Clic en Archivo -> Opciones -> Revisión -> Opciones de Autocorrección e ingresa los textos deseados en el campo “Reemplazar”.

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¡Ánimo Doctrinianos!