Microsoft Word es el editor de texto más utilizado del mundo y pese a esto no lo conocemos en profundidad. Somos capaces de añadir texto, darle formato, cambiar una imagen o incluso insertar una tabla, suelen ser las tareas más repetidas. Sin embargo, hay muchas otras funciones o trucos de Word que quizás no conozcas y que seguro te van a ayudar y mucho.

1. Convertir texto en un tabla rápidamente

Aunque Word ofrece una interfaz más o menos sencilla para crear tablas dentro de un documento, lo cierto es que entre los trucos de Word encontramos la opción de convertir un texto en un tabla de forma rápida y sencilla. Para ello, únicamente tenemos que escribir el texto que queremos meter en una tabla utilizando, por ejemplo, un tabulador como separador entre el contenido que queremos que vaya entre cada columna y escribir en distintas líneas o párrafos el contenido de cada fila.

Una vez hecho esto, seleccionamos el texto y vamos a la opción de menú Insertar > tabla > convertir texto en tabla. Esto nos mostrará una ventana para determinar ciertos ajustes y con sólo pulsar en Aceptar, veremos como nuestro texto se convierte automáticamente en una tabla con el contenido organizado como queríamos.

2. Generar texto y párrafos aleatorios en un segundo

Si estamos realizando alguna prueba en documentos y necesitamos generar varios párrafos con texto, no es necesario que te pongas a escribir todo aquello que se te ocurra, ya que hay un truco de Word que permite crear el número de párrafos que quieras y con la cantidad de frases que quieres que contenga cada párrafo. Para ello, basta con escribir el comando =rand(nºpárrafos, nºfrases). Por ejemplo, si escribimos en nuestro documento de Word =rand(3,4) y pulsamos enter, veremos cómo automáticamente se crean tres párrafos de cuatro frases cada uno en nuestro documento.

3. Buscar el significado de una palabra en el diccionario o en Internet

Es posible que mientras leemos algún documento de Word, nos encontremos con palabras que no sabemos su significado. Aunque siempre podemos buscar en Internet o en algún diccionario si lo tenemos a mano, entre estos trucos de Word vamos a mostrar a continuación cómo buscar el significado de una palabra del documento de texto sin salir de Word.

Para ello, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción búsqueda inteligente. Esta opción puede variar según la versión de Word que tengamos, pero de manera automática veremos cómo en el lateral derecho nos aparece un panel con los resultados obtenidos del significado de esa palabra en la Wikipedia, Bing o el propio diccionario.

4. Encontrar sinónimos de una palabra en Word

A medida que vas escribiendo un documento es posible que en numerosas ocasiones te hayas dado cuenta que repites mucho una palabra y te vuelvas loco encontrando un sinónimo para decir eso mismo y no repetirte. Pues bien, esto también podemos hacerlo fácilmente con este sencillo truco de Word. Seleccionamos la palabra en cuestión y haciendo clic con el botón derecho sobre ella vamos a Sinónimos y directamente veremos un listado con varias opciones. Elegimos el que mejor se adapta a nuestro texto y listo.

5. Cambiar mayúsculas por minúsculas y viceversa, capitalizar o alternar mayúsculas y minúsculas

Es probable que en alguna ocasión nos hayamos encontrado con la necesidad de tener que cambiar todo un texto de mayúsculas a minúsculas o al revés y que lo hayamos reescrito nuevamente, sin embargo, este simple truco de Word te permite hacerlo con un par de clics. Para ello, simplemente tenemos que seleccionar el texto y desde la opción de menú Inicio, dentro de la sección Fuente, pulsamos sobre el icono que muestra una A mayúscula junto a otra minúscula (Aa) y elegimos la opción que necesitemos.

6. Guardar automáticamente el documento de Word cada cierto tiempo para no perder los cambios

A quién no le ha pasado alguna vez que mientras estaba escribiendo en un documento de Word, un cierre inesperado de la herramienta, por ejemplo por un corte de luz, provoca que la perdida de todo el trabajo desde la última vez que guardamos los cambios. Si quieres evitar que esto te vuelva a pasar, hay un pequeño truco de Word que te permite hacer autoguardados cada X minutospara que no tengas que preocuparte de estar dando cada ciertos tiempo al botón de Guardar. Para ello, vamos a la opción del menú Archivo > Opciones > Guardary ahí marcamos la casilla Guardar información de autorrecuperación e indicar cada cuantos minutos queremos que Word nos guarde automáticamente nuestro trabajo.

7. Añadir marca de agua a tus documentos de Word

Al igual que muchos usuarios quieren añadir su seña de identidad en sus fotografías o imágenes añadiendo una marca de agua, también es posible hacerlo en Word y 7así evitar que otras personas puedas copiar nuestros documentos y hacerlos de su propiedad. Entre todos los trucos de Word, encontramos uno que nos permite añadir una marca de agua a nuestro documento. Para ello vamos a la opción del menú Diseño de página > Fondo de página > Marca de agua y elegimos entre alguna de las predeterminadas o incluso podemos añadir la que queramos nosotros.

8. Traducir un documento o texto a otro idioma

Tanto si recibes un documento en otro idioma como si tienes que crearlo, Word ofrece la posibilidad de traducir todo el documento o parte del texto de un idioma a otro de forma rápida desde la propia herramienta. Para traducir un texto en Word, seleccionamos el texto que queremos traducir a otro idioma y desde la opción de menú Revisar > Idioma > Traducir elegimos la opción que nos interese y de qué idioma a qué idioma nos interesa traducir. También podemos acceder a la opción de traducir un texto desde el menú contextual haciendo clic sobre el texto seleccionado con el botón derecho y después Traducir.

9. Escribir texto en vertical

Aunque los documentos de Word se escriben en formato horizontal, en un determinado documento puede que necesitemos o nos gustaría añadir un texto en vertical. Pues bien, este pequeño truco de Word nos permite hacerlo de forma sencilla. Lo primero que tenemos que hacer es ir a la opción de menú Insertar > cuadro de texto y elegir cualquiera de los formato que nos ofrece Word. Una vez tenemos el cuadro de texto en nuestro documento, escribimos lo que queramos y a continuación, pulsamos sobre el control del cuadro de texto con el botón derecho del teclado para seleccionar la opción formato de forma y a continuación, vamos a la opción Cuadro de texto y cambiamos la dirección del texto.

10. Aumentar o disminuir el tamaño de la letra

Para aumentar el tamaño de letra de un documento Word rápidamente sin tener que ir a cambiar el tamaño de la fuente, selecciona el texto que quieres cambiar de tamaño y presiona Ctrl + Shift + < para aumentar la letra o Ctrl + < para disminuirla.

11. Proteger un documento con contraseña

En muchas ocasiones seguro que hemos querido proteger un documento de Word con contraseña para que nadie pueda abrirlo y leer su contenido. Pues bien, además de las múltiples aplicaciones que permiten cifrar archivos o añadir una contraseña, desde el propio Word es posible proteger un documento con contraseña.

Para ello, en el momento de guardar el documento vamos a ir a Archivo > Guardar como y dentro de la ventana de diálogo que se abre a continuación, desplegamos las opciones dentro de Herramientas y elegimos Opciones Generales. A continuación se abrirá una ventana donde podemos indicar la contraseña de apertura y de escritura del documento Word.

12. Añadir vídeos en un documento de Word

Una opción bastante oculta en Word, permite enriquecer los documentos con vídeo que pueden reproducirse directamente desde la herramienta de Office. Para ello, lo primero que tenemos que hacer es activar la opción del menú Programador. Abrimos el menú Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones y en la columna de la derecha seleccionamos Fichas personales.

Ahí encontraremos la opción Programador que tenemos que activar marcando la casilla. Aceptamos los cambios y desde el menú principal de Word, veremos cómo la opción de menú Programador nos aparece ya disponible. Dentro de Programador > Controles > Herramientas heredadas vamos a hacer clic sobre la opción Más controles y en el listado que se nos muestra a continuación buscamos la opción Windows Media Player.

Una vez tenemos el control del reproductor en el documento, desde la opción del menú Desarrollador pinchamos sobre la opción Propiedades y se nos abrirá una ventana donde podemos indicar el nombre del control, la ruta del vídeo que queremos añadir si es un archivo de nuestro disco duro, la URL, etc. En las versiones más modernas de Word, también tenemos la opción de Insertar > Vídeo en línea y que nos permite añadir un vídeo de Youtube a nuestro documento rápidamente.

13. Guardar y cerrar todos los documentos de Word a la vez

En algunas versiones más antiguas de Word, era posible mostrar las opciones deGuardar todo y Cerrar todo haciendo clic en el menú Archivo mientras se mantenían pulsada la tecla de mayúsculas, pero posteriormente estas opciones no están visibles de esta manera. No obstante, todavía hay una opción algo escondida dentro de estos trucos de Word, que nos permite mostrarlas para guardar y cerrar todos los documentos de Word abiertos de una sola vez.

Para mostrar estos dos comando debemos hacer clic sobre la pestaña o flecha que aparece en la barra de herramientas de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos. Esto nos muestra una nueva ventana donde podemos listar todos los comandos disponibles en Word y donde tenemos que buscar el de Guardar todo y Cerrar todo para añadirles a la barra de herramientas de acceso rápido. Una vez aceptemos los cambios ya encontraremos disponibles estas dos opciones en la barra de herramientas de acceso rápido.

14. Pegar texto de una web en Word sin formato, sólo el texto

En muchas ocasiones habremos copiado el texto de una página web a un documento Word, pero hemos visto cómo el formato del texto de la web se añade también al documento de Word. Si queremos evitar esto y pegar sólo el texto, nada más pegar el contenido del portapapeles, tenemos que desplegar las opciones de la barra de herramientas que se muestra y dentro de las opciones de pegado elegir la de Mantener sólo texto.

15. Recortar una imagen dentro de Word sin tener que editarla con otros programas

Seguro que en más de una ocasión al insertar una imagen dentro de un documento de Word, hemos visto cómo el tamaño puede hacer que no se muestre bien el detalle que queremos mostrar y por lo tanto, nos toque volver a editarla para recortar una parte o zona de la imagen y volverla añadir al documento. Sin embargo, hay una opción que no podíamos dejar de incluir entre estos trucos de Word que nos permite hacer esto sin tener que quitar la imagen y sin tener que editarla con software adicional.

Para ello, seleccionamos la imagen y dentro de Herramientas de imagen > Formato > Tamaño, encontraremos la opción recortar. Con esta herramienta seleccionada, seleccionamos la zona de la imagen que queremos recortar y automáticamente veremos cómo la imagen dentro del documento es sustituida por una imagen que contiene la zona recortada.

16. Descargar todas las imágenes de un Word con un solo clic

Para descargar todas las imágenes que contiene un documento Word podemos utilizar uno de los muchos trucos de Word que se esconden entre todas las opciones de la herramienta de Microsoft. En esta ocasión, al ir a la opción del menú Archivo > Guardar como, tenemos que seleccionar la opción guardar como página web filtrada y en formato HTML. Al guardar en este formato, el propio Word creará una carpeta en la que podremos ver como están todos los archivos de las imágenes que había en el documento de Word.

17. Personalizar atajos de teclado propios para las distintas opciones de Word

Por defecto, Microsoft Word cuenta con diferentes atajos de teclado que permiten lanzar determinadas funciones del menú. Por ejemplo, Para ejecutar Guardar como simplemente tenemos que pulsar la tecla F12. Pero si preferimos personalizar estos atajos de teclado y asignarles la combinación de teclas que queramos, también lo podemos hacer. Para ello, tenemos que ir a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de acciones y en la ventana que se muestra a continuación, pulsar sobre el botón Personalizar métodos abreviados de teclado que aparece debajo del listado de comandos disponibles.

A continuación, veremos una ventana donde en la parte izquierda aparecerá un listado con cada una de las categorías de Word y al seleccionar una de ellas, automáticamente veremos en la parte derecha todas las opciones. Una vez elegida la opción que queremos personalizar, veremos si ya tiene algún método abreviado activo y podremos añadir el que nosotros queramos en el campo Nueva tecla de método abreviado. Ahora sólo nos queda aceptar los cambios y el método definido ya estará disponible para comenzar a utilizarlo. Sin duda, uno de los trucos de Word que va a hacer que trabajemos de manera más productiva con la herramienta de Office.

18. Escribir texto en cualquier parte del documento sin utilizar cuadros de texto

Aunque lo normal cuando comenzamos a escribir en un documento de Word es ir completando línea a línea, la herramienta de Microsoft también permite la opción de añadir cuadros de texto que podemos poner donde queramos. Pero, tal y como haríamos delante de un folio en blanco, entre todos estos trucos de Word no queremos dejar de contar cómo podemos escribir en el lugar del documento de Word que queramos sin tener que dar espacio en blanco, tabulaciones o intros y sin añadir cuadros de texto. Para ello, basta con hacer doble clic en la zona del documento donde queramos escribir y listo.

19. Conoce los cambios realizados por cada una de las personas con las que has compartido tu documento de Word

Entre las opciones de Word, encontramos la de poder compartir nuestro documento con otras personas, a las que podemos permitir realizar modificaciones en el mismo. Sin embargo, seguro que queremos saber en todo momento qué usuario realiza modificaciones en el documento y cuáles son los cambios que realiza cada uno de ellos.

Entre los trucos de Word, podemos encontrar la opción de Control de cambios, que nos permite conocer a posteriori cuáles fueron todas las modificaciones realizadas en el documento que hemos compartido, en qué momento las han hecho y quién ha sido el autor.

20. Añadir rápidamente separadores de párrafo

En muchas ocasiones, cuando creamos un documento de Word necesitamos añadir algún tipo de separador entre párrafos, una línea de guiones, asteriscos, almohadillas o guiones bajos suelen ser lo más utilizado. Sin embargo, entre los trucos de Word hay que decir que la herramienta de Office ofrece la posibilidad de añadir un separador de párrafo, a partir de tres de estos símbolos,rápidamente. Para ello, sólo tenemos que escribir tres iguales, tres guiones, tres asteriscos o tres almohadillas y pulsar Enter. Automáticamente veremos cómo la línea se transforma y se muestra en todo el ancho del texto.